Sederhana.co.id Semua Serba Sederhana
Hello Sobat Sederhana! Salah satu tugas penting yang kerap dilakukan oleh setiap orang adalah mengarsipkan dokumen. Mengarsipkan dokumen secara baik dan benar sangat penting untuk menjaga dokumen tetap rapi dan mudah diakses kembali ketika dibutuhkan. Namun, tidak semua orang tahu cara mengarsipkan dokumen secara sederhana. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kita akan membahas cara mengarsipkan dokumen dengan mudah dan sederhana.
Kenapa Mengarsipkan Dokumen itu Penting?
Sebelum kita mulai membahas cara mengarsipkan dokumen, mari kita bahas terlebih dahulu kenapa mengarsipkan dokumen itu penting. Ada beberapa alasan mengapa mengarsipkan dokumen itu penting:
Alasan |
Keterangan |
|---|---|
Memudahkan pencarian |
Dokumen yang diarsipkan dengan baik akan lebih mudah dicari kembali saat dibutuhkan. |
Menjaga keamanan dokumen |
Dokumen yang diarsipkan dengan baik akan lebih terjaga keamanannya, terutama dokumen-dokumen penting. |
Menghemat waktu dan biaya |
Dengan mengarsipkan dokumen dengan baik, kita dapat menghemat waktu dan biaya dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan. |
Cara Mengarsipkan Dokumen Secara Sederhana
Berikut adalah cara mengarsipkan dokumen dengan mudah dan sederhana:
1. Tentukan Kategori dan Sub-Kategori Dokumen
Langkah pertama dalam mengarsipkan dokumen adalah menentukan kategori dan sub-kategori dokumen. Hal ini membantu kita dalam mengelompokkan dokumen yang serupa dan memudahkan pencarian kembali dokumen di kemudian hari.
2. Gunakan Label atau Stiker Warna
Setelah menentukan kategori dan sub-kategori dokumen, gunakan label atau stiker warna untuk menandai dokumen. Ciptakan sistem warna yang mudah dipahami oleh kita sendiri sehingga mempermudah dalam mengelompokkan dokumen yang serupa dan memudahkan pencarian kembali dokumen di kemudian hari.
3. Gunakan Map atau Filing
Setelah dokumen ditandai dengan label atau stiker warna, simpan dokumen dalam map atau filing yang sudah diatur sesuai dengan kategori dan sub-kategori dokumen. Gunakan filing yang memiliki kolom tersendiri untuk menuliskan keterangan tambahan seperti tanggal atau nomor dokumen untuk memudahkan pencarian kembali dokumen di kemudian hari.
4. Lakukan Penjagaan dan Perawatan
Setelah dokumen terarsipkan dengan baik, lakukan penjagaan dan perawatan dokumen secara teratur agar tetap terjaga keawetannya dan tidak rusak yang akan mempersulit dalam pencarian dokumen di kemudian hari.
5. Buat Daftar Dokumen
Terakhir, buat daftar dokumen yang sudah diarsipkan sebagai catatan dan sebagai bahan evaluasi. Selain itu, daftar dokumen juga membantu kita untuk mengingat dan memastikan bahwa semua dokumen yang penting sudah terarsipkan dengan baik.
FAQ: Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Dokumen Apa Saja yang Perlu Diarsipkan?
Dokumen yang perlu diarsipkan tergantung dari kebutuhan masing-masing. Namun, beberapa dokumen yang umumnya perlu diarsipkan seperti surat-surat penting, kontrak kerja, bukti pembayaran, dokumen pribadi, dan dokumen bisnis.
2. Apa Saja Jenis Filing yang Bisa Digunakan?
Jenis filing yang bisa digunakan tergantung dari kebutuhan masing-masing. Beberapa jenis filing yang umumnya digunakan adalah filing kabinet, filing accordion, dan filing box.
3. Apa yang Harus Dilakukan Jika Ada Dokumen yang Hilang?
Jika ada dokumen yang hilang, segera lakukan pencarian di tempat-tempat yang mungkin dokumen tersebut tertinggal. Jika pencarian tidak membuahkan hasil, coba cari di tempat-tempat lain yang mungkin saja dokumen tersebut tergolek. Jika semua upaya pencarian telah dilakukan namun dokumen tetap tidak ditemukan, maka solusinya adalah dengan mencetak dokumen yang hilang tersebut.
Kesimpulan
Mengarsipkan dokumen secara sederhana bukanlah tugas yang sulit jika kita sudah memahami langkah-langkah dasarnya. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kita bisa mengarsipkan dokumen dengan mudah dan sederhana. Selain itu, mengarsipkan dokumen juga penting untuk menjaga keamanan dokumen dan memudahkan pencarian dokumen di kemudian hari. Semoga Bermanfaat dan sampai jumpa di artikel menarik lainnya.